Project Management Office (PMO): cos’è?

Project Management Office (PMO).

Un Project Management Office (PMO) è un gruppo, interno o esterno a un’azienda, che stabilisce, mantiene e garantisce gli standard per la gestione dei progetti in quell’organizzazione. Sono i custodi delle migliori pratiche, dello stato del progetto e della direzione, tutto in un unico punto.

“Alla fine della giornata, i PMO sono in atto per aiutare le organizzazioni a fornire valore ai loro stakeholder per progetti e programmi”, afferma Brian Weiss, vicepresidente, sviluppo professionale dei professionisti del Project Management Institute.

Secondo la ricerca PM Solutions , l’85% delle aziende aveva un PMO nel 2016, il 5% in più rispetto al 2014. Hanno anche scoperto che il 30% delle aziende senza un PMO prevede di implementarne uno.

Il ruolo del PMO potrebbe cambiare con l’affermarsi dell’intelligenza artificiale e della trasformazione digitale , ma nel clima aziendale odierno, ecco cosa dovrebbe fare un PMO, quali tipi dovresti considerare e chi ne ha davvero bisogno.

Ruoli e responsabilità di un PMO

Un PMO assicura che le procedure, le pratiche e le operazioni aziendali vadano a buon fine, rispettando i tempi, il budget e tutto allo stesso modo. “I PMO servono a garantire il successo di progetti e programmi, e questo è fondamentale perché le organizzazioni forniscono valore attraverso progetti e programmi”, ha affermato Weiss. “Il modo in cui lo fanno dipende da come si trovano all’interno dell’organizzazione”.

Secondo Pulse of the Profession 2017 di PMI , le aziende che allineano il proprio PMO a livello aziendale alla strategia avevano il 38% in più di progetti che soddisfano gli obiettivi originali e le intenzioni di business rispetto a quelle che non lo facevano. Avevano anche il 33% in meno di progetti ritenuti falliti.

Un buon PMO:

• Fornisce vantaggi tangibili, ripetibili e a lungo termine per l’azienda
• Si allinea con la strategia e la cultura aziendale
• È abbastanza agile da adattarsi ai cambiamenti di strategia
• È un fattore chiave per l’organizzazione ad alte prestazioni
• Integra dati e informazioni da progetti strategici aziendali/supporta la Balanced Scorecard
• Consente la condivisione di risorse, metodologie, strumenti e tecniche per il successo del progetto in tutta l’azienda
• Identifica e sviluppa la metodologia, le migliori pratiche e gli standard di gestione dei progetti
• Coach, tutor, formazione e supervisione per project manager e personale

Sebbene tutto quanto sopra sia importante, Fritsch afferma che l’ultimo elemento è anche un modo per le aziende di sviluppare talenti, anche al di fuori del PMO.

“Quel centro di eccellenza può anche essere il percorso di carriera”, ha detto. “Guida le persone attraverso la progressione di carriera.” Non è raro, dice, che i project manager salgano al livello esecutivo in un’azienda. Anche questa è una parte fondamentale della fidelizzazione, in modo che i project manager all’interno del PMO non vedano quell’ufficio come il punto finale della loro carriera (e, possibilmente, un vicolo cieco e andarsene).

Diversi tipi di PMO

In ordine dal supporto minimo alla maggior parte del supporto, i tre tipi generali di PMO sono di supporto, di controllo e di direttiva.

• Un PMO di supporto è il tipo di PMO “kumbaya” in cui fornisce aiuto se necessario. “Entra, ti daremo idee, ti daremo le migliori pratiche e puoi ignorarci completamente e non diremo nulla”.
• Un PMO di controllo non è del tutto privo di responsabilità, ma non è nemmeno un task master. Mette in una certa misura il controllo dei progetti. Fornisce all’azienda modelli, procedure e reportistica. È quel punto centrale dell’applicazione di alcuni standard, fornendo tutto quel supporto, ma il PMO non è responsabile di tutto”, ha affermato, aggiungendo che questo è il tipo più comune di PMO.
• Una Direttiva PMO è il luogo in cui il PMO dirige la gestione del progetto del lavoro, supporta e controlla il mondo e non lascia spazio a margini di manovra sul seguire i modelli, le procedure e i requisiti di rendicontazione delineati dal PMO. Questi sono più comuni in ambienti altamente regolamentati e ad alto rischio.

Flessibilità del Project Management Office

I PMO possono anche essere rivolti verso l’interno o verso l’esterno. I PMO interni “colmano il divario tra i team che si occupano di sviluppo agile e sviluppo molto iterativo”, ha affermato Jeff Grieshaber, senior manager di World Wide Technology. Sono anche comuni nelle organizzazioni che eseguono programmi di grandi dimensioni nella trasformazione dei processi aziendali.

I PMO esterni hanno molte delle stesse qualità di quelli interni, ma sono anche davvero bravi a comunicare con i clienti, le parti interessate e i team di prodotto che stanno facendo lo sviluppo del lavoro che stai gestendo.

I PMO, come tutto, si evolveranno e cambieranno durante la rivoluzione digitale. Gartner prevede che il ruolo del PMO cambierà a causa della trasformazione digitale, soprattutto perché l’intelligenza artificiale diventa più pervasiva e assume le tradizionali funzioni PMO. Secondo un rapporto di aprile 2017, entro il 2030,  prevedono che più PMO che potrebbero esistere ora all’interno di un’organizzazione “si uniranno in un’unica funzione interessata al cambiamento, alla strategia, all’evoluzione del progetto e alla governance dell’organizzazione” .

Hai bisogno di un PMO?

Il miglior punto di partenza quando si considera se è necessario o meno un Project Management Office è dare un’occhiata approfondita a come opera la propria azienda.  Vedere se diversi segmenti di essa stanno già lavorando insieme attraverso sistemi e gruppi in armonia, o se operano come silos con sistemi diversi e non si parlano spesso. Se la tua azienda è quest’ultima, un PMO può aiutarti. Inoltre, implementando progetti significativi o cambiamenti di strategia o se la strategia che hai già non viene soddisfatta, un PMO potrebbe essere adatto alla tua organizzazione.

Se gestisci progetti, i progetti hanno un livello di costo significativo o un livello di impatto significativo, puoi davvero trarre vantaggio dal PMO. Certamente, più grandi sono i progetti, maggiore è il budget, più progetti ci sono, quindi più puoi beneficiare di un PMO.

Tuttavia, ciò che le aziende riconoscono come il Project Management Office oggi potrebbe non essere ciò che vedranno in futuro. Gartner prevede che il numero di IT PMO diminuirà a causa della rivoluzione digitale, anche se alcuni si trasformeranno in funzioni di gestione del cambiamento e diventeranno parte della funzione strategica di livello C. La società di analisi prevede inoltre che, entro il 2030, le partnership tra esseri umani, macchine intelligenti e intelligenza artificiale elimineranno “circa l’80% del” lavoro. “Questo rappresenta la maggior parte della disciplina, delle pratiche e delle attività di project management di oggi”. Per i professionisti del PMO, ciò significa adattare comportamenti e pratiche. Per le aziende, ciò significa abbracciare i cambiamenti nella professione a vantaggio delle loro organizzazioni e dei loro profitti.

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